REGISTRAZIONE CLIENTE

Per Odontes srl, la privacy è fondamentale. I dati personali vengono trattati in diversi contesti nel pieno rispetto della privacy e di altri diritti e libertà nell’ambito di un forte impegno verso prassi etiche e responsabili.

La presente Informativa globale sulla privacy (“Informativa”) enuncia i principi che si applicano al trattamento dei dati personali presso Odontes srl.Tutti i dipendenti e i collaboratori con cui vengono condivisi i dati personali sono tenuti ad aderire alla presente Informativa.

Odontes s’impegna a proteggere le informazioni fornite da dipendenti, clienti, potenziali clienti, fornitori e venditori. I dati personali vengono raccolti e usati per assolvere alle funzioni aziendali e per assicurare la qualità dei prodotti e dei servizi sanitari forniti ai clienti.

In linea con i nostri valori, i dati personali raccolti vengono trattati ai sensi dei principi che attengono alla protezione dei dati, ossia trasparenza (compreso il diritto all’informazione), limitazione dello scopo, minimizzazione dei dati, qualità dei dati, integrità e riservatezza, responsabilità e Privacy by design.

La presente Informativa si applica a tutti i dati personali, a prescindere dal formato e dal mezzo, che attengono a dipendenti, clienti, venditori e terzi che hanno relazioni commerciali con Odontes.

Per dati personali s’intendono le informazioni connesse a un soggetto identificato o identificabile. A seconda del contesto delle interazioni con Odontes raccogliamo e utilizziamo i diversi tipi di dati personali di dipendenti, appaltatori, candidati, clienti, potenziali clienti e venditori.

Tipi di dati personali che raccogliamo da:

• Dipendenti, appaltatori e candidati: i dati comprendono informazioni di contatto e di accesso, dettagli connessi all’occupazione, benefit, compenso, performance.
• Clienti: i dati comprendono il nome, informazioni fiscali, informazioni di contatto del personale di riferimento, lingua, firma, comunicazioni e informazioni di accesso, segmentazione e attributi/riferimenti di marketing.
• Potenziali clienti: i dati comprendono il nome e le informazioni di contatto.
• Venditori e fornitori: i dati comprendono il nome, informazioni fiscali, informazioni di contatto del personale di riferimento, lingua, comunicazioni e segmentazione.
• Utenti di siti Web e di social media: oltre alle informazioni che i visitatori forniscono volontariamente, raccogliamo automaticamente il nome del dominio, l’indirizzo del protocollo Internet (IP), il tipo e la versione del browser, il sistema operativo e la piattaforma, il tempo medio trascorso sul nostro sito Web, le pagine visualizzate, le informazioni oggetto di ricerca, i tempi di accesso e altre statistiche pertinenti. Il nostro sito Web utilizza anche i cookies.

I nostri servizi non sono diretti a minori. Non raccogliamo intenzionalmente dati personali da minori. Se un genitore o un tutore si accorgono che il minore sotto la loro tutela ci ha fornito dati personali senza il loro consento, si prega di contattarci. Se dovessimo venire a conoscenza del fatto che un minore si è registrato per un servizio o ci ha fornito dati personali, cancelleremo tali informazioni dai nostri archivi.

Odontes riceve e utilizza diversi tipi di dati personali ai fini delle proprie normali attività aziendali. Applichiamo il principio di minimizzazione nella raccolta e nell’uso dei dati personali, garantendo di raccogliere unicamente le informazioni necessarie e mediante mezzi appropriati, fornendo le debite notifiche e richiedendo il consenso laddove necessario.

Alcuni dati vengono raccolti direttamente nelle seguenti situazioni, quando:

• il soggetto presenta la propria candidatura per una posizione in azienda;
• negoziamo e/o stipuliamo una relazione contrattuale (ad es. contratto di lavoro o condizioni commerciali);
• il soggetto ci presta un servizio in qualità di fornitore o venditore;
• la società fornisce servizi, prodotti o supporto;
• il soggetto naviga nel sito Web o usa il sito, i servizi di e-commerce o le pagine dei social media. Nello specifico, utilizziamo Social Media Analytics in Pixel Facebook per le attività legate ai social media e le analisi di MailUp per il provider di servizi e-mail.

Gli scopi per cui i dati personali vengono raccolti e utilizzati possono variare a seconda del tipo di relazione con la società, ad esempio nel caso di dipendenti, clienti o utenti dei siti Web. Odontes raccoglie e usa i dati personali sempre in ottemperanza con il principio della limitazione dello scopo. L’uso dei dati personali per nuovi scopi deve sempre garantire coerenza e le aspettative di riservatezza e privacy dei soggetti interessati, altrimenti sarà richiesta l’autorizzazione degli stessi interessati.

• Dipendenti e candidati: se un soggetto si candida per una posizione lavorativa, i dati personali vengono utilizzati per valutare la candidatura e gestire la domanda e/o l’account. Per i soggetti che hanno una relazione di lavoro subordinato o una relazione commerciale con Odontes, i dati personali vengono usati per sviluppare la relazione contrattuale, per svolgere valutazioni sulla performance e per ottemperare agli obblighi prescritti per legge, comprese le disposizioni in materia fiscale e di diritto del lavoro.
• Clienti: usiamo le informazioni dei clienti per mantenere le relazioni commerciali, per garantire il debito svolgimento delle normali attività, per ottemperare alle normative fiscali e di altra natura e per gestire le vendite e le attività di marketing.
• Potenziali clienti: le informazioni dai potenziali clienti vengono usate per rispondere alle loro richieste di informazioni, prodotti o servizi e per attività di marketing.
• Venditori e fornitori: se un soggetto ha una relazione professionale o d’affari con Odontes, i dati vengono usati per sviluppare la relazione commerciale e per ottemperare alle normative in materia fiscale e su altre materie.
• Utenti di siti Web e di social media: raccogliamo dati personali dai visitatori e utenti dei nostri siti Web e delle nostre pagine dei social media. Utilizziamo le informazioni per gestire la registrazione degli account, per archiviare le preferenze e le configurazioni, per fornire pubblicità d’interesse, per condurre statistiche e per analizzare le modalità in cui viene usato il sito e i servizi online. Nello specifico, utilizziamo Social Media Analytics in Pixel Facebook per le attività sui social media e le analisi di MailUP per il fornitore di servizi e-mail.

Odontes applica il principio di limitazione dell’archiviazione allo scopo di conservare i dati personali solo per il tempo necessario per ottemperare al fine per cui i dati sono stati raccolti. I dati non vengono conservati oltre il periodo necessario e tale fattore dipende dalle circostanze specifiche, come le normative che dispongono periodi obbligatori e periodi di limitazione per le procedure legali.

• Il periodo di conservazione dipende dal contesto in cui sono trattati i dati, ad esempio i dati derivanti dall’uso del sito Web, i dati dei potenziali dipendenti, o i dati dei dipendenti dopo che hanno lasciato la società. I periodi di conservazione vengono stabiliti in considerazione degli scopi aziendali legittimi di Odontes e in conformità con le normative applicabili.

Ci avvaliamo di appaltatori terzi, fornitori di servizi e altri venditori per i seguenti servizi:

• Importazione nella banca dati del fornitore e-mail dei dati estratti dal sistema ERP per inviare le e-mail

Non vendiamo mai i dati sensibili e personali collezionati.

Odontes s’impegna ad applicare i principi di sicurezza, riservatezza e integrità. Sono in atto provvedimenti adeguati sul piano commerciale per garantire la sicurezza di tutte le informazioni ottenute dai visitatori online in relazione all’accesso e all’uso non autorizzati e viene svolta una revisione periodica delle misure di sicurezza. Ci impegniamo per trattare i dati in sicurezza e sono state attuate misure tecniche e organizzative per impedire che i dati personali che conserviamo siano accidentalmente o deliberatamente compromessi.

Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Informativa e le relative prassi commerciali in qualsiasi momento. Eventuali modifiche saranno debitamente comunicate.

In caso di preoccupazioni o domande sulle modalità in cui vengono usati i dati personali, si prega di contattarci:

Odontes Srl
via Don Luigi Sturzo 6
20016 Pero MI
Attn: Privacy

o di chiamare Odontes: +39 02 38103089

È altresì possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati a: utenti@odontes.it
Risponderemo tempestivamente e faremo il possibile per affrontare la tematica esposta.

 

Titolare del Trattamento dei dati
ODONTES SRL a socio unico, email: nadia.canton@odontes.it, è il Titolare del trattamento dei dati
personali.
Inoltre possono assumere il ruolo di autonomi titolari del trattamento gli eventuali siti partner che
di volta in volta partecipano alle attività di trattamento dei dati in maniera autonoma.
Oggetto del trattamento
1) Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito
acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati personali che vengono poi trasmessi
implicitamente nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet.
Si tratta di informazioni che per loro natura potrebbero, mediante associazioni ed elaborazioni con
dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti/visitatori (ad es. indirizzo IP, nomi di
domini dei computer utilizzati dagli utenti/visitatori che si collegano al sito, ecc.).
Questi dati vengono utilizzati solo per informazioni di tipo statistico e per controllare il corretto
funzionamento del sito.
I dati sui contatti web non vengono conservati, comunque, per più di sette giorni, salvo eventuali
accertamenti di reati informatici ai danni del sito.
Nessun dato derivante dal servizio web verrà comunicato o diffuso.
2) Dati forniti volontariamente dagli utenti/visitatori
Qualora gli utenti/visitatori, collegandosi a questo sito, inviino propri dati personali per accedere a
determinati servizi, ovvero per effettuare richieste in posta elettronica, anche mediante l’invio di
CV, sono consapevoli che ciò comporta l’acquisizione da parte del Titolare dell’indirizzo del
mittente e/o di altri eventuali dati personali che verranno trattati esclusivamente per rispondere
alla richiesta, ovvero per la fornitura del servizio.
I dati personali forniti dagli utenti/visitatori verranno comunicati a terzi solo nel caso in cui la
comunicazione sia necessaria per ottemperare alle richieste degli utenti/visitatori medesimi o per
obbligo di legge (come nel caso di fatturazione, o di eventuale assunzione a seguito di invio CV).
3) Cookies
Oltre ai dati espressamente conferiti al Titolare potranno essere registrati altri dati derivanti dalla
navigazione da parte dell’utente sul sito: quando l’utente vi accede, infatti, il sito può inviare
all’utente un “cookie”. Un “cookie” è un piccolo file di testo che il sito può automaticamente
inviare al computer dell’utente quando egli visualizza le nostre pagine. I “cookies” servono a
rendere più comoda la navigazione, oltre che per ottenere informazioni sulla navigazione del
singolo utente all’interno del sito e per permettere il funzionamento di alcuni servizi che
richiedono l’identificazione del percorso dell’utente attraverso diverse pagine del sito. Per
qualsiasi accesso al sito, indipendentemente dalla presenza di un “cookie”, il Sito registra il tipo di
browser (es. Internet Explorer, Chrome, Firefox), il sistema operativo (es. Windows, OS) e l’host e
l’URL di provenienza dell’utente-navigatore, oltre ai dati sulla pagina richiesta. Questi dati possono
essere utilizzati in forma aggregata ed anonima per analisi statistiche sull’utilizzo del sito. Per la
gestione completa dei cookies, consulta pagina “Cookie policy” di questo sito.
INFORMATIVA E CONSENSO TRATTAMENTO DATI SITO AZIENDALE
Modalità del trattamento
Il trattamento viene effettuato attraverso strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e
supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo strettamente
necessario a conseguire gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e, comunque, in conformità
alle disposizioni normative vigenti in materia.
Finalità del trattamento
Oltre a quelle indicate nelle singole informative che precedono la compilazione dei form delle
diverse sezioni del sito, le finalità del trattamento svolto dal Titolare devono intendersi quali:
a) raccolta e conservazione ed elaborazione ai fini dell’instaurazione e gestione operativa ed
amministrativa del rapporto contrattuale connesso all’erogazione del servizio offerto sul sito;
b) utilizzo dei dati personali dell’utente (in particolare l’indirizzo e-mail) per effettuare
comunicazioni relative allo svolgimento del rapporto contrattuale instaurato;
c) elaborazione dei dati personali forniti e di quelli desunti dalle navigazioni sul sito allo scopo di
erogare un servizio coerente con le indicazioni trasmesse durante l’utilizzo del servizio;
d) raccolta, conservazione ed elaborazione dei dati per compiere analisi statistiche in forma
anonima e/o aggregata;
e) finalità funzionali allo svolgimento della nostra attività, quali offerta di contenuti personalizzati
come ad esempio servizi di newsletter;
f) per la comunicazione di informazioni commerciali su future iniziative, di annunci di nuovi
prodotti o servizi;
g) per ricerche di mercato, analisi statistiche ed economiche;
h) per l’invio di materiale pubblicitario o promozionale, e per l’esecuzione di giochi a premio, di
iniziative promozionali in genere.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento dei dati dei Clienti svolto dal titolare tramite il sito in epigrafe
indicato consiste nel contratto o nelle intese precontrattuali intercorrenti con l’interessato,
mentre, in mancanza di esso la base giuridica è da rinvenirsi nel legittimo interesse del Titolare alla
libera iniziativa economica di cui all’art. 41 Cost. Per quanto concerne le finalità ulteriori che
necessitano di consenso, esso viene richiesto nell’apposita sezione “Informativa e consensi
privacy” e parimenti dovrà ritenersi quale valida base giuridica dell’ulteriore trattamento del dato.
Destinatari
Oltre al titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai dati categorie di responsabili ed
incaricati coinvolti nell’organizzazione aziendale del Sito (personale amministrativo, commerciale,
marketing, legali, amministratori di sistema). Inoltre il Titolare potrà avvalersi di soggetti esterni
(come fornitori di servizi tecnici terzi, trasportatori, hosting provider, cloud service, società
informatiche, agenzie di comunicazione) che potranno essere nominati Responsabili esterni.
L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento,
rivolgendosi all’indirizzo indicato sopra.
Trasferimento verso un Paese terzo
Il titolare del trattamento si serve, per le prestazioni offerte dal sito, di server situati nei seguenti
Paesi: – Italia
e quindi, sulla base del Reg. 2016/679/EU da ritenersi idonei in quanto rientrante nell’ambito UE.
I dati trattati dal Titolare non saranno mai diffusi.
Luogo di trattamento dei dati
I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la predetta sede del
Titolare e sono curati solo da personale tecnico dell’Ufficio incaricato del trattamento. In caso di
necessità, i dati connessi al servizio newsletter possono essere trattati dal personale della società
che gestisce il Data center (responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 29 del Codice in
materia di protezione dei dati personali), presso la sede della società medesima.
Tempi e luogo di conservazione dei dati
I dati sono trattati per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’Utente e poi
distrutti con mezzi di distruzione sicuri, come distruggidocumenti per il cartaceo e wiping per i dati
su supporto informatico.
I dati inerenti la profilazione e la geolocalizzazione sono distrutti dopo 12 mesi dall’ultimo acquisto
o contatto con l’Utente.
Facoltatività o obbligatorietà del conferimento dei dati
A parte quanto specificato per i dati di navigazione che acquisiscono i dati automaticamente, gli
utenti/visitatori sono liberi di fornire i propri dati personali o non fornirli. Il loro mancato
conferimento può comportare unicamente l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.
Diritti degli interessati
I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento ai sensi del GDPR
di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e
l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la
rettificazione.
In relazione al trattamento dei predetti dati l’Utente ha diritto di ottenere dal Titolare:
1. la conferma dell’esistenza o meno dei suoi dati personali, la loro comunicazione in forma
intelligibile e la conoscenza della loro origine, nonché della logica su cui si basa il trattamento;
2. la cancellazione, entro un congruo termine, dei suoi dati, la loro trasformazione in forma
anonima o il blocco di quelli trattati in violazione della legge;
3. l’aggiornamento dei dati, la loro rettificazione o, quando vi abbia interesse, la loro integrazione;
4. l’attestazione che le operazioni di cui ai precedenti punti 2) e 3), sono state portate a
conoscenza di coloro ai quali sono stati comunicati, sempre che non risulti impossibile o comporti
un impiego di mezzi sproporzionato.
5. L’Utente ha, inoltre, diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione dei dati che lo riguardano o
la limitazione del trattamento.
6. L’Utente ha diritto di revocare il consenso relativo a trattamenti facoltativi e non connessi
all’esecuzione del contratto sottoscritto con il Titolare.
7. L’ Utente ha, inoltre, diritto di opporsi per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che
lo riguardano, anche se pertinenti allo scopo della raccolta, di chiederne la portabilità, di
esercitare il diritto all’oblio, nonché di rivolgersi all’Autorità di controllo competente in materia di
protezione dei dati personali per qualsiasi violazione ritenga di aver subito che per l’Italia è il
Garante per la protezione dei dati personali.
Processi decisionali automatizzati
Non vengono svolti processi decisionali automatizzati sui dati aggregati raccolti, se non finalizzati
alla migliore gestione del sito.
CONSENSI
1) Clausola di consenso conferimento dati di curriculum. L’Utente acconsente a che i propri dati,
che egli stesso deciderà di fornire al fine di candidarsi per una posizione di lavoro all’interno
dell’azienda, siano trattati esclusivamente per tali finalità per un periodo massimo di 12 mesi,
decorsi i quali i dati verranno cancellati. Il mancato consenso determina l’impossibilità di
rispondere alla richiesta di lavoro.
Consenso [Si] [No]
2) Clausola di consenso sulla geolocalizzazione. L’Utente acconsente a che, anche per mezzo di
applicazioni di soggetti terzi, il Titolare possa individuare la posizione dell’Utente sul territorio
esclusivamente per fini inerenti la migliore gestione del sito. Il mancato consenso non pregiudica
l’utilizzo del sito.
Consenso [Si] [No]
3) Clausola di consenso conferimento dati per finalità pubblicitarie. L’Utente acconsente a che i
propri dati personali siano utilizzati, oltreché per dare esecuzione al contratto, anche per finalità di
marketing. Il mancato consenso non pregiudica l’utilizzo del sito.
Consenso [Si] [No]
4) Clausola di consenso conferimento dati per finalità di profilazione. L’Utente acconsente a che i
propri dati personali siano utilizzati, oltreché per dare esecuzione al contratto, anche per finalità di
profilazione dei gusti e delle preferenze di acquisto dell’Utente. Il mancato consenso non
pregiudica l’utilizzo del sito.
Consenso [Si] [No]
5) Clausola di consenso conferimento dati a terzi. L’Utente acconsente a che i propri dati
personali, siano utilizzati, oltreché per dare esecuzione al contratto, anche per comunicazioni a
soggetti terzi, società controllate o collegate al fine della migliore esecuzione del contratto o per
un legittimo interesse del Titolare o di Terzi. Il mancato consenso non pregiudica l’utilizzo del sito.
Consenso [Si] [No]
6) Clausola di consenso conferimento dati Paesi Extra UE. L’Utente acconsente a che i propri dati
personali, siano trasferiti in Paesi al di fuori dell’Unione europea, ma comunque dotati di adeguate
garanzie sul corretto trattamento dei dati ai sensi del Reg. 2016/679/EU, segnatamente per
l’utilizzo di cookie, app, servizi di hosting del sito stesso. Il mancato consenso determina
l’impossibilità di accedere al sito.
Consenso [Si] [No]